Pada Sabtu (28/08) lalu, Instagram @universitaspadjadjaran mengunggah pengumuman resmi tentang regulasi baru email Unpad. Berbeda dari biasanya yang terdapat surat resmi, di dalam pengumuman tersebut kita disuguhkan tampilan email yang menunjukan poin-poin penting mengenai kebijakan baru penataan seluruh akun Padjadjaran Authentication System (PaUS) yang menggunakan Google Workspace for Education.
Kebijakan baru ini mengatur pembatasan penyimpanan oleh setiap pengguna email Unpad, yang sebelumnya tidak terbatas, menjadi terbatas. Mahasiswa mendapatkan batas wajar penggunaan sebesar 20 GB, tenaga kependidikan 10 GB, dan dosen sebesar 60 GB.
Melansir laman support Unpad, kebijakan pembatasan ini dilakukan karena Google ingin memastikan bahwa penggunaan Google Workspace for Education adalah benar-benar dimanfaatkan untuk pendidikan. Sehingga, sesuai kebijakan baru Google, penggunaan kapasitas yang melebihi batas akan dikenakan biaya. Google sendiri akan menerapkan kebijakan baru ini di awal tahun 2022 nanti.
Yang paling menyita perhatian adalah poin mengenai akun alumni yang nantinya akan dihapus oleh Unpad. Sontak, hal ini menimbulkan kegaduhan dan kekecewaan dari para alumni.
Kevin Alkhudri, misalnya, mengatakan bahwa kebijakan ini diterapkan secara sepihak dan diumumkan mendadak oleh pihak kampus. “Saya nggak tahu, mungkin BEM atau MWA mengetahui hal tersebut. Tetapi kebijakan ini muncul secara tiba-tiba di masa yang tidak tepat yang sangat membutuhkan fasilitas email dan ruang penyimpanan secara daring,” ujar alumni FIB Unpad ini.
Selain itu, ia juga menganggap bahwa Unpad terkesan lepas tanggung jawab setelah mengeluarkan kebijakan tersebut. “Mereka enggak memberikan solusi konkret yang memuaskan pihak terdampak,” ujarnya. Ia menambahkan bahwa kampus seperti tutup telinga akan kenyataan bahwa banyak data-data penting sejak masa perkuliahan hingga sekarang. “Data tersebut tentu menjadi PR bila harus dipindahkan ke akun email lain. Dengan instruksi penghapusan akun, Unpad seperti dengan sengaja ingin menghilangkan hubungannya dengan alumni, dan alumni diminta agar tidak lagi membawa embel-embel Unpad,” tandasnya.
Alumni lain, Aritsa A. Khaera, juga mengungkapkan keresahan serupa. “Hal pertama yang langsung kami khawatirkan adalah terkait dengan data-data (disimpan melalui Drive atau korespondensi via email) yang sudah disimpan selama kurang lebih 4 tahun masa perkuliahan. Yang paling krusial adalah data-data terkait skripsi dan penelitian.” Menurutnya, banyak mahasiswa yang, meskipun punya email selain email Unpad, tetap menyimpan file-file yang berhubungan dengan dunia perkuliahan di sana.
“Aku menyimpan banyak file-file perkuliahan di Drive sejak awal kuliah sampai masa-masa penyusunan skripsi, termasuk rekaman video sidang akhirku yang membantu proses revisi,” ujar alumni Hubungan Internasional Unpad ini. Selain kapasitasnya yang besar, menurutnya, data-data terkait perkuliahan ini juga akan lebih mudah ditemukan satu tempat khusus, dan Unpad sudah menyediakan fasilitas itu.
Baik Kevin maupun Aritsa berharap bahwa Unpad akan mengkaji kebijakan ini kembali dengan melibatkan pihak-pihak yang terdampak. “Bila memang ada kebijakan Google -yang terkesan mengada-ngada itu, aturan bisa diterapkan untuk pengguna baru. Artinya mahasiswa, dosen, tendik, dan alumni yang sudah lebih dahulu menerima kebijakan lama (pengelolaan email Unpad dan kapasitas ruang tidak terbatas), biarkan. Bila mau dibatasi kapasitasnya, setidaknya pembatasan itu yang layak dan tidak merugikan. Yang masuk akal. Ribuan alumni yang memanfaatkan ruang penyimpanan Unpad itu akan chaos kalau kebijakan baru itu dilanjutkan,” pungkas Kevin.
Sampai saat ini, Unpad sendiri telah menggunakan layanan Google Workspace for Education dengan kapasitas yang mencapai lebih dari 300 GB dan 70.000 pengguna.
Wakil Ketua Harian IKA Unpad, Izmu, mengatakan kasus ini mesti dilihat dari dua sisi. “Pertama, jelas bahwa saya pribadi turut prihatin karena cukup banyak pihak yang keberatan, bukan hanya dari unsur alumni. Di sisi lain, kebijakan ini sebetulnya bisa dipahami karena dalam mem-provide kebutuhan Google Workspace for Education ini, Unpad mengeluarkan dana yang pastinya tidak sedikit, sedangkan Unpad pasti punya ‘batas anggaran’,” tandasnya ketika dihubungi Pena Budaya pada Senin (30/08/2021).
Ia juga mengkritik terkait pengumuman dari Unpad yang tiba-tiba. “Seyogianya, batas anggaran tersebut dipadankan pada limitasi waktu penggunaan yang diinformasikan sejak awal (setidaknya jauh-jauh hari). Saya melihat argumentasi kontra di kolom komentar dalam akun instagram Unpad sedikit banyak dipengaruhi oleh faktor ketiba-tibaannya. Inilah yang menjadi poin kritik saya terhadap Unpad,” ucapnya
Saat ditanya mengenai langkah apa yang selanjutnya akan ditempuh IKA Unpad, Izmu, yang juga merupakan mantan ketua BEM Unpad periode 2018 ini, mengaku akan segera berkoordinasi dengan pimpinan IKA Unpad lainnya untuk mengadvokasi alumni-alumni yang terdampak aturan baru ini di forum MWA mendatang.
Bagaimana Respons BEM Kema Unpad?
Pihak Advokasi dan Pelayanan Mahasiswa (APM) melalui Ketua Departemen, Muhammad Hafid, mengatakan bahwa dia bersama departemen dan BEM sudah bicara dengan pihak kampus terkait penentuan kebijakan soal email Unpad ini. Mereka juga bersikap tidak setuju dengan kebijakan ini dan berharap bisa seperti semula. “Kalaupun sekiranya tidak bisa, kita ingin ada fasilitas lain yang diberikan Unpad selain Google Apps Education ini, misalnya Office 365 atau yang lainnya,” ucap Hafid.
Hafid sendiri mengatakan bahwa APM akan mengadvokasikan secara lebih lanjut keluhan-keluhan, khususnya dari alumni, di kolom komentar pengumuman kemarin. “Insya Allah bisa (mengadvokasikan dan menghubungi rektorat) di minggu ini atau minggu depan,” tutur Hafid.
Alumni Tidak Bayar SPP dan yang Diprioritaskan Adalah Mahasiswa
Untuk mengonfirmasi lebih lanjut terkait persoalan ini, Pena Budaya mewawancarai Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi, Sekretaris Direktorat Perencanaan dan Sistem Informasi, dan Kepala Pusat Teknologi dan Sistem Informasi Unpad melalui Zoom Meeting.
Menurut Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi, Mutakin, kebijakan ini tidak ujug-ujug diberlakukan. “Kami mendapatkan pesan dari Google bahwa Unpad telah melebihi kapasitas penyimpanan tahun ini, yakni 100 TB dan Unpad sudah menggunakan sekitar 300 TB. Karena itu, Google menyarankan kami mengevaluasi mulai dari email dan penyimpanan yang menggunakan Google Workspace for Education ini,” ucapnya pada Pena Budaya, Kamis (02/09/2021).
Mutakin menjelaskan, setelah ditelusuri lebih lanjut, ternyata banyak konten-konten yang menggunakan fasilitas email Unpad tidak terkait dengan akademik. “Bahkan, ada alumni yang menggunakannya untuk kepentingan bisnis. Padahal, Google memberikan akun ini khusus dan hanya untuk kepentingan pendidikan saja,” ujarnya. Oleh karenanya, ia berpendapat bahwa pihak Unpad harus melakukan restrukturisasi email Unpad agar tidak membayar kelebihan storage.
Dalam hal ini, Google Workspace for Education yang digunakan Unpad sebelumnya adalah versi yang tidak dikenakan biaya. Dengan adanya aturan pooled storage dengan batas 100 TB yang akan mulai diefektifkan Google di awal tahun depan ini, pihak universitas mesti membayar lagi jika ingin menambah kapasitas storage.
Pooled storage adalah ruang penyimpanan yang digunakan oleh banyak orang dalam institusi yang menggunakan Google Workspace for Education. Jika dulu setiap pengguna punya fasilitas penyimpanan yang tak terbatas, kini semuanya tidak berlaku lagi. Melansir dari laman Google, setiap edisi akan mendapatkan batas 100 GB. Namun pada kondisi tertentu, setiap institusi dapat membeli lisensi untuk mendapatkan penyimpanan yang lebih besar.
“Salah satu yang paling banyak menghabiskan storage adalah alumni,” ucap Arif Firmansyah, Sekretaris Direktorat Perencanaan dan Sistem Informasi. Dari data yang ia peroleh, sebagian besar alumni yang masih aktif justru lebih banyak menggunakan email Unpad untuk kepentingan personal. Namun, ia tak menampik jika ada alumni yang pekerjaannya masih berhubungan dengan lingkungan Unpad, maka akunnya sangat memungkinkan untuk tidak dihapus. Lebih lanjut, alumni pun masih tetap dapat mengakses PaUS meski nanti akun emailnya sudah tidak aktif. “Bahkan, Google sendiri menyarankan kami untuk melakukannya (menghapus akun alumni)” ujar Arif.
Pena Budaya melakukan penelusuran Storage Guide for Education Admins yang diperuntukkan untuk admin-admin institusi atau universitas yang nantinya mengurus proses transisi kebijakan ini. Dalam panduan tersebut, memang ada poin untuk mengevaluasi kembali akun-akun alumni yang sudah tidak aktif dengan cara menghapusnya agar bisa mengosongkan ruang penyimpanan yang signifikan di sistem pooled storage ini. Lantas, apa pertimbangan lain dari menghapus akun alumni?
Alan Ridwan Maulana, Kepala Pusat Teknologi dan Sistem Informasi Unpad menegaskan, “Alumni, kan, nggak ada, yah, pembayaran SPP kayak gitu. Karena itu, kontribusinya (alumni) sejauh mana? Kalo memang ada kontribusi yang bagus, ya, akan dipertimbangkan,” ucapnya pada kesempatan yang sama. Intinya, pihak Unpad ingin mempriotaskan mahasiswa aktif terlebih dahulu di sistem pooled storage ini. “Analoginya; kita punya wisma gratis. Tapi, wisma ini diisi oleh alumni semuanya sehingga mahasiswa aktif tidak dapat mengakses karena habis sama alumni. Kan, sayang. Makanya prioritasnya adalah mahasiswa terlebih dahulu,” ucap Alan.
Bukan Pembatasan, melainkan Batas Kewajaran
“Terkait dengan sistem baru ini, Unpad sendiri bukannya tidak mau membayar,” terang Arif. Pihak Unpad sendiri memang sudah berencana untuk membayar layanan ini karena mereka sendiri sudah memperkirakan bahwa Google akan memungut biaya jika storage yang diberikan telah melewati batas.
Batas penggunaan penyimpanan untuk mahasiswa adalah 20 GB. Namun, Arif menambahkan bahwa 20 GB untuk mahasiswa bukanlah batas mutlak. “Mahasiswa tetap bisa mengunggah file lebih dari 20 GB. Hanya saja, kita ingin memastikan bahwa isinya benar-benar untuk kepentingan akademik.” tutur Arif. Sederhananya, selama mahasiswa bisa menjelaskan penggunaan penyimpanan Drive-nya adalah benar-benar untuk kepentingan akademik, maka ambang batas 20 GB bisa dilewati.
Selain Arif, Mutakin juga menambahkan bahwa Unpad bukan bermaksud melakukan pembatasan pada mahasiswa. “Kami hanya ingin menghitung ulang kapasitas optimal yang dibutuhkan oleh Unpad itu berapa? Batas kewajaranlah yang kami batasi.Jika akun digunakan untuk kepentingan Netflix ilegal atau bisnis seperti prewedding, itu akan kami batasi. Namun, jika berkaitan dengan akademik, kami akan membayar jika memang dibutuhkan lebih dari 20 GB,” ucapnya
Bagaimana dengan nasib organisasi di lingkungan Unpad yang menyimpan banyak file kegiatannya? Arif mengatakan pihak Unpad akan menyiapkan akun khusus untuk menyimpan file-file ini sehingga kegiatan-kegiatan organisasi-organisasi seperti UKM, Himpunan Mahasiswa, BEM, hingga event-event lainnya dapat terwadahi. “Dengan begitu, seluruh file organisasi akan menjadi hak milik Unpad. Jadi, jika nanti mahasiswanya beregenerasi dan mereka membutuhkan file-file tersebut, nantinya bisa di-share turun temurun, (sehingga) ada knowledge share yang bisa terus dijaga,” tandasnya.
Zoom Premium untuk Setiap Mahasiswa
Pena Budaya lantas menanyakan fasilitas-fasilitas semacam apa yang akan diperoleh oleh mahasiswa di tengah-tengah adanya kebijakan Google yang baru. Sebab pada titik tertentu, kebijakan ini mengurangi fasilitas mahasiswa yang sudah membayar UKT di tengah kuliah online ini. Kampus IPB, misalnya, sudah memberikan akun Zoom berlisensi premium untuk setiap mahasiswanya.
Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi, Mutakin, menegaskan bahwa Unpad pada tahun ini memang sudah membeli lisensi Zoom premium untuk 36.000 akun mahasiswanya dan akan segera diluncurkan dalam waktu dekat.
“Intinya, dengan adanya tata kelola baru Google ini, kita (pihak kampus) akan memperbaiki kualitas dan menambah fasilitas untuk mahasiswa. Jadi, jika ada pendanaan UKT dari mahasiswa, justru akan kita kembalikan ke mahasiswa dengan fasilitas sebaik-baiknya,” Ucap Mutakin,
Sampai berita ini ditayangkan, Pihak Unpad telah mengeluarkan surat bernomor 3717/UN6/KM.05.06/2021 untuk melakukan sosialisasi terkait kebijakan Google Workspace for Education dengan mahasiswa sekaligus alumni yang akan dihelat pada pukul 16.00 WIB nanti.
